Цифровое сохранение (Digital Preservation) и его правовое обеспечение критически важны для современного бизнеса, архивов и государственных структур. Эта услуга подразумевает создание правовой базы для долгосрочного хранения, защиты и доступности электронной информации. В отличие от простого «резервного копирования» (бэкапа), цифровое сохранение включает комплексную стратегию, обеспечивающую подлинность, целостность и юридическую силу данных на протяжении десятилетий, несмотря на технологические изменения. Законодательство Грузии, в том числе Закон «Об электронном документе и электронных доверительных услугах», предъявляет строгие требования к хранению электронных документов, чтобы они сохраняли доказательную силу в суде.
Многие организации подвергаются риску, когда файлы старых форматов (например, устаревшие документы Word или базы данных) становятся нечитаемыми или нарушаются сроки их хранения. Legal.ge предоставляет доступ к экспертам, которые помогут вам разработать Политику хранения данных (Data Retention Policy), соответствующую GDPR, законодательству Грузии и международным стандартам (ISO 14721 OAIS).
Что включает в себя услуга цифрового сохранения?
Услуга сфокусирована на управлении жизненным циклом информации:
- Разработка политики хранения: Создание документа, определяющего, какие типы данных хранить, как долго и в каком формате.
- Правовой аудит: Проверка существующих систем архивирования на соответствие закону (например, 6-летний срок для бухгалтерских документов).
- Стратегия миграции: Прописание правовых протоколов переноса данных из одного формата в другой для предотвращения потери целостности.
- Подтверждение подлинности: Механизмы поддержания валидности электронных подписей и штампов времени в долгосрочной перспективе (LTV).
- Уничтожение данных: Процедуры безопасного и законного удаления информации после истечения срока хранения.
Распространенные ситуации
Организации часто сталкиваются со следующими проблемами:
- Судебные споры: Компании нужно представить email 10-летней давности как доказательство, но файл поврежден или формат не открывается.
- Слияния и поглощения (M&A): При покупке компании необходимо проверить историю цифровых активов и установить их легальный статус.
- Персональные данные: GDPR требует удаления данных, если они больше не нужны. «Очистка» старых архивов — сложная правовая задача.
- Интеллектуальная собственность: Сохранение цифрового искусства или программного кода для защиты авторских прав.
Правовая база: Электронный архив
Закон Грузии «О Национальном архивном фонде и Национальном архиве» и Закон «Об электронном документе» устанавливают стандарты электронного документооборота и хранения. Особое внимание уделяется сохранению метаданных (Metadata), подтверждающих время создания документа, автора и историю изменений.
Процесс оказания услуги пошагово
- Инвентаризация: Описание цифровых активов.
- Классификация: Разделение данных по срокам хранения и важности.
- Регламентация: Написание внутренних правил архивирования и удаления.
- Мониторинг: Периодический аудит для подтверждения целостности данных.
Почему стоит выбрать специалиста на Legal.ge?
Потеря цифровой памяти катастрофична для бизнеса. Юристы на Legal.ge помогут вам построить устойчивую систему, которая защитит вашу корпоративную историю и обеспечит готовность к любым правовым вызовам.
Обновлено: ...