დოკუმენტბრუნვა და არქივის წარმოება (ეროვნული არქივი)

დოკუმენტბრუნვა და არქივის წარმოება: ორგანიზაციული წესრიგი და კანონმდებლობასთან შესაბამისობა

საქართველოში მოქმედი ნებისმიერი ორგანიზაციისთვის, იქნება ეს კერძო კომპანია თუ საჯარო უწყება, დოკუმენტბრუნვის გამართული სისტემა და არქივის წარმოება სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვანია. ეს არ არის მხოლოდ ბიუროკრატიული ფორმალობა, არამედ კანონმდებლობით დადგენილი ვალდებულება, რომლის შეუსრულებლობამაც შეიძლება გამოიწვიოს სერიოზული ფინანსური სანქციები და სამართლებრივი გართულებები. დოკუმენტბრუნვა და არქივის წარმოება მოიცავს დოკუმენტების შექმნის, დამუშავების, შენახვისა და გამოყენების მთლიან ციკლს, რაც უზრუნველყოფს ინფორმაციის დაცულობას და ორგანიზაციის გამჭვირვალე მუშაობას. საქართველოში ამ სფეროს არეგულირებს მკაცრი სტანდარტები, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც საქმე ეხება პერსონალურ მონაცემებს, საგადასახადო დოკუმენტაციასა და ისტორიული მნიშვნელობის მქონე მასალებს. კომპანიები ხშირად აწყდებიან პრობლემებს დაგროვილი ქაღალდების მართვისას, რაც ართულებს საჭირო ინფორმაციის დროულად მოძიებას და ზრდის რისკებს შემოწმებების დროს. პროფესიონალური საარქივო მომსახურება უზრუნველყოფს ამ რისკების მინიმუმამდე დაყვანას და ბიზნესს აძლევს საშუალებას, ფოკუსირდეს ძირითად საქმიანობაზე.

რას მოიცავს ეს მომსახურება?

დოკუმენტბრუნვისა და არქივის წარმოების მომსახურება კომპლექსური პროცესია, რომელიც მოითხოვს დეტალურ ცოდნას და გამოცდილებას. სპეციალისტები უზრუნველყოფენ:

• დოკუმენტების ექსპერტიზასა და შეფასებას: არსებული დოკუმენტაციის შესწავლა, მათი სამეცნიერო-პრაქტიკული ღირებულების განსაზღვრა და შენახვის ვადების დადგენა კანონმდებლობის შესაბამისად.
• საქმეთა ნომენკლატურის შემუშავებას: ორგანიზაციის საქმიანობის პროცესში შექმნილი დოკუმენტების სისტემატიზაციას, რაც ამარტივებს მათ აღრიცხვასა და მოძიებას.
• დოკუმენტების სამეცნიერო-ტექნიკურ დამუშავებას: საქმეების ფორმირებას, აკინძვას, ნუმერაციას და სატიტულო ფურცლების გაფორმებას დადგენილი სტანდარტების მიხედვით.
• ვადაგასული დოკუმენტების განადგურებას: იმ დოკუმენტების გამოყოფას, რომელთა შენახვის ვადა ამოიწურა, და მათი განადგურების აქტის მომზადებას კონფიდენციალურობის სრული დაცვით.
• ეროვნული არქივისთვის დოკუმენტების გადაცემას: ლიკვიდაციის ან კანონით გათვალისწინებულ სხვა შემთხვევებში, დოკუმენტების მომზადებასა და ჩაბარებას საქართველოს ეროვნულ არქივში.
• ელექტრონული არქივის შექმნას: ფიზიკური დოკუმენტების გაციფრულებას და ელექტრონული ბაზების შექმნას სწრაფი წვდომისთვის.

ხშირი სცენარები, როდესაც გჭირდებათ ეს მომსახურება

არქივის მართვის სპეციალისტის დახმარება აუცილებელია სხვადასხვა ბიზნეს-სიტუაციებში:

• კომპანიის ლიკვიდაცია: როდესაც ბიზნესი წყვეტს არსებობას, კანონმდებლობა ითხოვს პერსონალის პირადი საქმეებისა და გრძელვადიანი შენახვის დოკუმენტების ეროვნულ არქივში ან მუნიციპალურ არქივში ჩაბარებას. ამის გარეშე ლიკვიდაციის პროცესი ვერ დასრულდება.
• საგადასახადო შემოწმება: შემოსავლების სამსახურის მიერ აუდიტის ჩატარებისას აუცილებელია ბოლო 3-6 წლის ფინანსური დოკუმენტაციის სრულყოფილად წარდგენა. ქაოტური არქივი ამ დროს სერიოზული ჯარიმების საფუძველი ხდება.
• ოფისის შეცვლა ან რეორგანიზაცია: ადგილმდებარეობის ცვლილებისას დაგროვილი დოკუმენტაციის ტრანსპორტირება რთულია. ეს იდეალური დროა არქივის დამუშავებისთვის, რათა თავიდან იქნას აცილებული ზედმეტი მაკულატურის გადატანა.
• დოკუმენტის დაკარგვის რისკი: როდესაც კომპანიაში ვერ პოულობენ მნიშვნელოვან ხელშეკრულებას ან თანამშრომლის ბრძანებას, ეს მიუთითებს სისტემის არარსებობაზე, რაც სასწრაფო ჩარევას საჭიროებს.

საქართველოს სამართლებრივი ჩარჩო

საქართველოში არქივის წარმოება რეგულირდება რამდენიმე ძირითადი საკანონმდებლო აქტით. უპირველეს ყოვლისა, ეს არის საქართველოს კანონი „ეროვნული არქივის შესახებ“, რომელიც განსაზღვრავს დოკუმენტების შენახვის, აღრიცხვისა და დაცვის ზოგად პრინციპებს. ასევე მნიშვნელოვანია საქართველოს საგადასახადო კოდექსი, რომელიც აწესებს საგადასახადო დოკუმენტაციის შენახვის სავალდებულო ვადებს (ხანდაზმულობის ვადა). გარდა ამისა, მოქმედებს „საქმისწარმოების ერთიანი წესები“, დამტკიცებული საქართველოს მთავრობის დადგენილებით, რომელიც არეგულირებს დოკუმენტების გაფორმების სტანდარტებს. პერსონალური მონაცემების შემცველი დოკუმენტების (მაგალითად, თანამშრომელთა პირადი საქმეები) შენახვისას ასევე გათვალისწინებული უნდა იყოს საქართველოს კანონი „პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ“.

მომსახურების მიღების პროცესი

არქივის მართვის პროცესი იწყება არსებული მდგომარეობის აუდიტით. სპეციალისტები ადგილზე ეცნობიან დოკუმენტაციის მოცულობას და მდგომარეობას. ამის შემდეგ ხდება დოკუმენტების სორტირება: გამოიყოფა მუდმივად შესანახი, ხანგრძლივად შესანახი (პერსონალი) და დროებითი (ვადაგასული) დოკუმენტები. შემდეგი ეტაპია ტექნიკური დამუშავება — ყდების გაფორმება, ფურცლების ნუმერაცია და აღწერების შედგენა. საბოლოო ეტაპზე მზადდება განადგურების აქტი ვადაგასული დოკუმენტებისთვის, ხოლო შესანახი დოკუმენტები თავსდება არქივში ან ბარდება სახელმწიფო არქივს შესაბამისი მიღება-ჩაბარების აქტით.

რატომ Legal.ge?

Legal.ge გაძლევთ წვდომას კვალიფიციურ არქივარიუსებსა და იურისტებზე, რომლებსაც აქვთ მრავალწლიანი გამოცდილება სახელმწიფო და კერძო სექტორის არქივების მართვაში. პლატფორმაზე წარმოდგენილი სპეციალისტები ზედმიწევნით იცნობენ საქართველოს ეროვნული არქივის სტანდარტებს, რაც გარანტიას გაძლევთ, რომ თქვენი დოკუმენტაცია იქნება სრულ წესრიგში, დაცული და კანონმდებლობასთან შესაბამისი. იპოვეთ საუკეთესო პროფესიონალები Legal.ge-ზე და აიცილეთ თავიდან ბიუროკრატიული ქაოსი.