Должен ли субъект знать срок хранения?

Да. По требованию субъекта информация предоставляется не позднее 10 рабочих дней; в особых случаях срок может быть обоснованно продлён ещё максимум на 10 рабочих дней.

Как политика связана с требованиями об удалении?

Ответ на требование субъекта должен быть дан в течение 10 рабочих дней. Если срок в политике определён верно, организация точно знает, истекла ли цель — и, соответственно, удалить данные или обоснованно отказать.

Где политика отражается в документации?

В учёте, связанном с обработкой, включающем сроки хранения или критерии их определения. По запросу учёт предоставляется Службе государственного аудита в течение 3 рабочих дней.

Политика хранения данных в Грузии

Q: Что такое политика хранения данных?

Внутренний документ, определяющий для каждой категории данных срок хранения или критерий его определения и действие после истечения. Она опирается на принцип ограничения срока хранения.

Что такое политика хранения данных и зачем она нужна

Политика хранения данных — это внутренний документ, определяющий для каждой категории данных, сколько времени они хранятся, по какому критерию устанавливается этот срок и что происходит после его истечения. Это не административная формальность: закон Грузии «О защите персональных данных» относит ограничение срока хранения к принципам обработки, и политика — именно тот инструмент, с помощью которого организация демонстрирует соблюдение этого принципа.

В отличие от других страниц, здесь речь идёт именно о документе политики — а не о предусмотренных законом случаях хранения, физическом уничтожении или консультации по хранению. Политика объединяет все эти элементы в единую рамку управления.

Правовая основа: принцип ограничения срока хранения

Соответствующий подпункт первого пункта статьи 4 закона устанавливает: данные могут храниться только тот срок, который необходим для достижения соответствующей легитимной цели. После достижения цели они должны быть удалены, уничтожены или сохранены в деперсонализированной форме. Исключение одно: если обработка определена законом или изданным в соответствии с законом подзаконным актом и хранение является необходимой и соразмерной мерой для защиты превосходящих интересов в демократическом обществе.

Этот принцип определяет каждый последующий элемент политики: срок выводится из цели, а не из привычки, мнения или технического удобства. Фразы «может, пока не будем удалять» в политике быть не должно, если у неё нет законного основания.

Понятные субъекту сроки: требование информирования

Политика должна быть видна и снаружи. Согласно соответствующему подпункту первого пункта статьи 13 закона, субъект данных вправе безвозмездно потребовать от ответственного лица информацию о сроке хранения данных, а если определение конкретного срока невозможно — о критериях его определения. Это значит, что «бессрочное хранение» в политике незаконно: должен быть указан либо конкретный срок, либо ясный критерий, по которому он исчисляется.

Второй пункт статьи 13 устанавливает и срок предоставления этой информации: ответ субъект получает не позднее 10 рабочих дней с момента требования, а в особых случаях, при надлежащем обосновании, этот срок может быть продлён не более чем ещё на 10 рабочих дней, о чём субъекту немедленно сообщается. Политика должна предусматривать процедуру этих двух сроков заранее.