Политика хранения и уничтожения данных (Data Retention Policy)
"Как долго мы должны хранить этот документ?" — это вопрос, который беспокоит каждую организацию. Ответ часто сложен, так как разные законы (налоговый, трудовой, гражданский) устанавливают разные сроки. С другой стороны, Закон "О защите персональных данных" устанавливает принцип "ограничения хранения": данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для достижения цели. Политика хранения данных (Data Retention Policy) — это фундаментальный документ, который балансирует эти противоречивые требования. Он определяет жизненный цикл каждого типа данных (резюме, договор, счет-фактура) — от создания до уничтожения.
Наш сервис предлагает разработку и внедрение Политики хранения данных, что включает:
- Законодательный аудит: Анализ всех релевантных законов (Налоговый кодекс, Трудовой кодекс, Закон о борьбе с отмыванием денег) и установление обязательных сроков хранения.
- Категоризация данных: Классификация типов данных и присвоение каждому конкретного срока (например, резюме - 6 месяцев, договор - 3 года).
- Процедуры уничтожения: Описание методов безопасного удаления (шредирование физических документов, безвозвратное цифровое удаление) для исключения возможности восстановления.
- Управление архивами: Правила о том, когда и как активные данные должны переходить в архив и кто должен иметь к ним доступ.
- Рекомендации по автоматизации: Юридическая поддержка настройки правил автоматического удаления (Retention Rules) в IT-системах.
На практике организации часто собирают данные "на всякий случай" и хранят их годами. Это огромный риск. В случае кибератаки могут утечь данные клиентов 10-летней давности, что увеличивает ущерб и штрафы. С другой стороны, преждевременно удаленный документ может стать проблемой при налоговой проверке или судебном споре. Например, срок исковой давности по трудовым спорам отличается от срока налоговой проверки. Политика должна учитывать все эти нюансы.
Правовая база основана на Законе "О защите персональных данных" (Статья 5 - Принцип хранения), Гражданском кодексе (сроки исковой давности) и специальных законах (например, требования Нацбанка для коммерческих банков). Нарушением закона является как излишне долгое хранение данных, так и их преждевременное уничтожение.
Работа с юристом начинается с "инвентаризации данных". Специалист определяет, какие данные у вас есть и зачем. Затем создается "График хранения" (Retention Schedule) — таблица с указанием сроков. Этот документ становится руководством для IT и отделов делопроизводства.
Legal.ge предоставляет доступ к юристам, которые помогут упорядочить информационный хаос. Политика хранения данных — это не бюрократия; это инструмент эффективного управления и снижения рисков. Создайте четкие правила и защитите себя от штрафов.
Обновлено: ...