Об этой услуге
Закон о предотвращении отмывания денег и финансирования терроризма возлагает на подотчётных лиц не отдельную формальность, а целый институт: систему контроля соответствия, которая начинается с оценки рисков, фиксируется внутренней инструкцией и продолжается отчётами о подозрительных сделках. Наша услуга помогает подотчётным лицам выстроить и проверить именно эту систему — с первого дня так, чтобы требования работали на практике, а не на бумаге.
Система контроля соответствия и внутренняя инструкция
Согласно статье 29 закона, подотчётное лицо обязано внедрить такую политику, правила, системы и механизмы внутреннего контроля, которые пропорциональны характеру и объёму его деятельности и связанным рискам. Для внедрения разрабатывается внутренняя инструкция, утверждаемая органом управления или лицом с руководящими полномочиями. Инструкция определяет, в частности: права и обязанности руководителя ответственного лица или структурного подразделения и сотрудников; правила отбора персонала; программу непрерывного обучения; и функцию независимого аудита для проверки эффективности системы. Должность ответственного лица должна соответствовать верхнему иерархическому уровню, а ответственность за эффективность системы несёт член органа управления или лицо с руководящими полномочиями — комплаенс не второстепенная канцелярия, он стоит на уровне менеджмента.
Оценка и управление рисками
Статья 8 устанавливает интеллектуальное ядро системы: с учётом характера и объёма деятельности подотчётное лицо обязано внедрить эффективную систему оценки и управления рисками и с надлежащей периодичностью оценивать и учитывать связанные с деятельностью риски — на основе клиента и бенефициарного собственника, их деятельности и юрисдикции, продукта и способа предоставления. До внедрения новой технологии, продукта или услуги риски оцениваются заранее. Уровень риска клиента определяется до разовой сделки и до установления отношений, затем — периодически и при существенных изменениях. При оценке учитываются национальная оценка рисков и указания Службы и надзорного органа, а по требованию надзорного органа подотчётное лицо обязано обосновать, что риски оценены надлежащим образом.
Отчётность о подозрительных сделках
Статья 25 устанавливает обязанность отчётности: подотчётное лицо обязано представить Службе финансового мониторинга отчёт о подозрительной сделке либо о попытке её подготовки, заключения или исполнения. Нормативным актом начальника Службы могут быть определены и иные категории сделок, о которых подаётся отчёт. Практически это значит, что система комплаенса должна быть выстроена так, чтобы подозрительная сделка выявлялась в результате анализа обстоятельств и превращалась в отчёт, а не ждала, пока Служба обратится сама.
Хранение информации
Статья 27 регулирует сроки хранения: подотчётное лицо обязано хранить полученную информацию и результаты проведённого анализа, документацию по счёту клиента и деловую переписку в течение 5 лет с момента прекращения деловых отношений или заключения разовой сделки. Информация, связанная со сделкой, хранится 5 лет с момента её подготовки, заключения или исполнения; представленные отчёты также хранятся 5 лет. По обоснованному требованию срок может быть увеличен не более чем на ещё 5 лет. Информация хранится в форме, позволяющей её незамедлительное представление, и для этого подотчётное лицо создаёт электронную систему учёта и обработки данных — именно то техническое основание, без которого соблюдение сроков невозможно.
Контроль на уровне группы
Статья 30 добавляет нагрузку головным предприятиям: они обязаны внедрить систему контроля соответствия на уровне группы, определяющую правила распространения информации между членами группы, предоставление ответственному подразделению сведений о клиентах и сделках и механизмы защиты конфиденциальности. Дочернее предприятие в иной юрисдикции применяет грузинские требования, если местное право менее строго, а если юрисдикция ограничивает их исполнение — принимаются дополнительные меры и надзорный орган своевременно информируется.
Чем мы можем помочь
Наши специалисты выстроят или перепроверят вашу систему контроля соответствия именно по этим элементам: внутренняя инструкция, назначение ответственного лица, документ оценки рисков, процедура отчётности, сроки хранения и требования к электронной системе. Если система уже существует, мы проводим независимый аудит — и для представления надзорному органу, и для обнаружения собственных пробелов. Обратитесь к нам и получите конкретный план под размер и риск-профиль вашей организации.
Опыт показывает: хорошо работает та система, которая встроена в реальные процессы организации, а не существует отдельным документом. Поэтому наш подход всегда начинается с двух вопросов: как на самом деле устроен ваш бизнес-процесс и где его слабые точки. Из ответов рождаются та инструкция, та карта рисков и тот порядок мониторинга, которые именно в этой организации реально будут применяться, — и в коммуникации с надзорным органом видно именно это отличие.
Такая система экономит и время: когда процессы и зоны ответственности описаны заранее, подготовка к проверке занимает часы вместо дней, а сотрудники действуют как требует закон — не потому, что кто-то этого требует, а потому, что это естественная часть их работы. Именно в этом состоит разница между комплаенсом на бумаге и комплаенсом, который защищает.