Данные сотрудников: от оснований до мониторинга
Рабочее место — одна из самых насыщенных данными сред: работодатель собирает сведения о личности, оплате, отпусках, оценке и нередко о поведении кандидатов и сотрудников. Закон Грузии «О защите персональных данных» регулирует эту сферу общими правилами, однако ряд норм — перечень оснований, трудовое основание для данных особой категории, видеомониторинг и автоматизированные решения — имеют особое значение именно для сотрудников. На этой странице мы разъясняем эти правила вместе.
Основания обработки и их обоснование
Обработка допустима при наличии одного из предусмотренных законом оснований: согласие субъекта на конкретную цель; исполнение обязательства по договору с субъектом либо принятие шагов по его требованию до заключения договора; обработка, предусмотренная законом; исполнение возложенных законодательством обязанностей; общедоступность данных; защита жизненно важных интересов; значимый публичный интерес; задачи в сфере публичного интереса; законные интересы ответственного или третьего лица — кроме случаев превалирования интересов субъекта; и рассмотрение заявления субъекта. В трудовом контексте чаще всего действуют договорное обязательство, законная обязанность и законные интересы. Решающим является одно: обязанность обоснования основания лежит на самом работодателе — каждый поток данных должен иметь известное основание, на котором стоит.
Данные особой категории и трудовое основание
Данные особой категории — здоровье, расовая или этническая принадлежность, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, членство в профсоюзе и другие — могут обрабатываться лишь по установленным законом основаниям и при обеспеченных гарантиях. В перечне есть основание, специфичное именно для трудового контекста: обработка данных особой категории необходима в контексте трудовых обязательств и отношений, в том числе для принятия решений о занятости или оценки трудовых навыков работника. В иных случаях требуется письменное согласие, прямое регулирование законом или иное основание из перечня. Данные о здоровье в трудовом контексте обрабатывать можно, но только по этому специальному основанию либо иному законному основанию — не по общей необходимости.
Видеомониторинг на рабочем месте
Видеомониторинг допустим в целях предотвращения и выявления преступлений, общественной безопасности, безопасности лица и защиты собственности, защиты несовершеннолетнего, защиты секретной информации и целей экзаменования — если он адекватное и соразмерное средство для цели. Видеомониторинг трудового процесса или пространства работника допустим лишь в исключительном случае, когда достижение цели иными средствами невозможно или требует непропорционально больших усилий. Недопустим мониторинг в раздевалках, местах, предназначенных для гигиены, или там, где существует разумное ожидание неприкосновенности частной жизни. Работодатель обязан письменно определить цель и объём, длительность, срок хранения записи, правила доступа и уничтожения; размещать предупреждающий знак на видном месте; и письменно предупреждать работника о конкретной цели. Каждый доступ к записи должен фиксироваться — по времени и имени пользователя.
Автоматизированные решения в занятости и оценке
Субъект вправе не подвергаться решению, основанному исключительно на автоматизированной обработке, включая профилирование, которое порождает для него правовые или иные существенные последствия. Исключений три: решение основано на явно выраженном согласии; необходимо для заключения или исполнения договора; либо предусмотрено законом. По требованию работодатель обязан принять надлежащие меры: вовлечь человеческий ресурс в процесс решения и дать субъекту возможность высказать мнение и обжаловать. Работодатель, строящий системы мониторинга и оценки, должен быть готов ответить на требование субъекта этапом человеческого решения.
Информирование при сборе
До сбора или непосредственно при его начале работнику предоставляется минимальная информация: личность и контакты работодателя, данные офицера по защите, если назначен, цели и основание обработки, обязательность предоставления и последствия отказа, получатели, планируемые передачи и гарантии, срок хранения или критерии и права субъекта. Информация пишется простым языком; письменная передача становится обязательной по требованию. Надлежаще исполненная обязанность информирования снимает половину будущих споров.
Чем мы можем помочь
Мы анализируем потоки данных сотрудников — от найма до увольнения: определяем основания, упорядочиваем режим данных особой категории, готовим политику видеомониторинга по требованиям закона и тексты информирования. Обратитесь — мы оценим ваши процессы.
Этап найма с точки зрения этого закона особенно чувствителен: сведения о кандидате уже являются объектом защиты. Каждый поток данных кандидата должен опираться на одно из оснований — и именно это определяет, какие данные можно собирать; если анкета содержит поля о здоровье, включается режим особой категории и трудовое основание; а при сборе активируется обязанность информирования — кандидат должен знать, кто, с какой целью и на каком основании обрабатывает его данные. Для работодателя это значит, что даже форма резюме и лист собеседования должны быть продуманы по этим трём углам.
Из режима видеомониторинга следует отметить и одну часто забываемую обязанность — учёт доступа. Закон требует фиксировать каждый случай доступа к видеозаписям, включая время и имя пользователя, идентифицирующее лицо, осуществившее доступ. Практически это значит, что права администратора системы мониторинга и порядок хранения журнала сами являются частью соответствия, а не просто технической деталью. Такой подход обеспечивает и то, что при проверке организация не просто утверждает, а показывает, кто обращался к записи и когда.