დოკუმენტების უსაფრთხო განადგურება და მონაცემთა წაშლის სამართლებრივი პროცედურები
ნებისმიერ ორგანიზაციაში დოკუმენტბრუნვა მოიცავს არა მხოლოდ ინფორმაციის შექმნასა და შენახვას, არამედ მის უსაფრთხო განადგურებასაც. მონაცემთა სასიცოცხლო ციკლის დასრულების შემდეგ, როდესაც ინფორმაცია აღარ არის საჭირო ბიზნეს მიზნებისთვის ან ამოიწურა კანონით დადგენილი შენახვის ვადა, მისი განადგურება სავალდებულოა. საქართველოში მოქმედი "პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ" კანონი მკაცრად ადგენს "შენახვის მინიმიზაციის" პრინციპს: მონაცემები არ უნდა ინახებოდეს იმაზე მეტ ხანს, ვიდრე ეს აუცილებელია. ვადაგასული დოკუმენტების არასათანადო განადგურება (მაგალითად, ნაგავში გადაყრა დაქუცმაცების გარეშე) წარმოადგენს სამართლებრივ დარღვევას და ქმნის კონფიდენციალური ინფორმაციის გაჟონვის უზარმაზარ რისკს. დოკუმენტების განადგურების სერვისი უზრუნველყოფს, რომ ეს პროცესი წარიმართოს საერთაშორისო სტანდარტების დაცვით, გარემოსთვის უსაფრთხოდ და, რაც მთავარია, იურიდიულად გამართულად.
ეს მომსახურება ფარავს როგორც ფიზიკური (ქაღალდის), ისე ციფრული მატარებლების განადგურებას. ჩვენი პლატფორმის სპეციალისტები გთავაზობენ:
- განადგურების აქტის მომზადება: იურიდიული დოკუმენტაციის შედგენა, რომელიც ადასტურებს, რომ კონკრეტული დოკუმენტები განადგურდა კანონმდებლობის დაცვით (ეს აუცილებელია საგადასახადო ან სხვა ტიპის აუდიტის დროს).
- კონფიდენციალური ქაღალდის დოკუმენტების განადგურება (Shredding): სპეციალური დანადგარებით დოკუმენტების ისეთ დონეზე დაქუცმაცება, რომ მათი აღდგენა შეუძლებელი იყოს (DIN სტანდარტების შესაბამისად).
- ციფრული მატარებლების განადგურება (Wiping/Degaussing): მყარი დისკების, სერვერებისა და ფლეშ-მხსოვრობის ბარათების ფიზიკური განადგურება ან პროგრამული წაშლა ისე, რომ ინფორმაციის აღდგენა ფორენზიკული მეთოდებითაც კი შეუძლებელი იყოს.
- არქივის რევიზია და სელექცია: საარქივო ფონდის შემოწმება, ვადაგასული მასალების გამოყოფა და მათი განადგურებისთვის მომზადება.
- მწვანე განადგურება: განადგურებული მაკულატურის გადაცემა მეორადი გადამუშავებისთვის, რაც უზრუნველყოფს გარემოსდაცვით სტანდარტებთან შესაბამისობას.
პრაქტიკაში ხშირად ვხვდებით შემთხვევებს, როდესაც კომპანიები ვერ აცნობიერებენ რისკებს. მაგალითად, ბანკი ან კლინიკა ყრის კლიენტთა ძველ ხელშეკრულებებს ან ისტორიებს საჯარო ნაგავსაყრელზე. თუ ეს დოკუმენტები მესამე პირის ხელში აღმოჩნდა, ორგანიზაცია დაჯარიმდება პერსონალურ მონაცემთა დაცვის სამსახურის მიერ და შეელახება რეპუტაცია. მეორე გავრცელებული შეცდომაა კომპიუტერების გაყიდვა ან ჩუქება ისე, რომ მყარი დისკიდან ინფორმაცია სრულად არ არის წაშლილი (უბრალო "Format" არ შლის მონაცემებს სამუდამოდ). ასევე, საგადასახადო შემოწმებისას, თუ კომპანია ვერ წარადგენს დოკუმენტს, მან უნდა დაამტკიცოს, რომ დოკუმენტი განადგურდა კანონიერად, ვადაგასულობის გამო, და არა განზრახ, გადასახადების დამალვის მიზნით. ამისთვის აუცილებელია განადგურების ოქმი.
პროცესის სამართლებრივი ჩარჩო ეფუძნება "პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ" საქართველოს კანონს, "საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცების შესახებ" მთავრობის დადგენილებას და "ეროვნული არქივის შესახებ" კანონს. ორგანიზაციამ ზუსტად უნდა იცოდეს, რომელი დოკუმენტი რა ვადით ინახება (მაგ. ბუღალტრული დოკუმენტები — 6 წელი, პერსონალური საქმეები — 75 წელი და ა.შ.). ვადაზე ადრე განადგურება ისეთივე დარღვევაა, როგორც ვადაგასულის შენახვა.
იურისტთან და არქივარიუსთან თანამშრომლობა იწყება ინვენтариზაციით. სპეციალისტები ახარისხებენ დოკუმენტებს კატეგორიებად. შემდეგ დგება განსანადგურებელი საქმეების აქტი, რომელსაც ხელს აწერს დირექტორი. მხოლოდ ამის შემდეგ ხდება ფიზიკური განადგურება. პროცესის ბოლოს გაიცემა "განადგურების სერტიფიკატი", რომელიც არის თქვენი დაცვა ნებისმიერი სამართლებრივი დავის დროს.
Legal.ge გთავაზობთ წვდომას სერტიფიცირებულ კომპანიებთან და იურისტებთან, რომლებიც უზრუნველყოფენ თქვენი ინფორმაციის უსაფრთხო "სიკვდილს". ნუ დატოვებთ სენსიტიურ ინფორმაციას ბედის ანაბარა — გაანადგურეთ ის პროფესიონალურად და კანონის სრული დაცვით.
განახლდა: ...