მონაცემთა შენახვისა და განადგურების პოლიტიკა (Data Retention Policy)
"რამდენ ხანს უნდა შევინახოთ ეს დოკუმენტი?" — ეს არის კითხვა, რომელიც აწუხებს ყველა ორგანიზაციას. პასუხი კი ხშირად რთულია, რადგან სხვადასხვა კანონი (საგადასახადო, შრომითი, სამოქალაქო) სხვადასხვა ვადას აწესებს. მეორეს მხრივ, "პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ" კანონი ადგენს "შენახვის მინიმიზაციის" პრინციპს: მონაცემები არ უნდა შეინახოს იმაზე მეტ ხანს, ვიდრე ეს მიზნის მისაღწევად არის საჭირო. მონაცემთა შენახვის პოლიტიკა (Data Retention Policy) არის ფუნდამენტური დოკუმენტი, რომელიც აბალანსებს ამ ურთიერთგამომრიცხავ მოთხოვნებს. ის განსაზღვრავს თითოეული ტიპის მონაცემის (CV, ხელშეკრულება, ინვოისი) სიცოცხლის ციკლს — შექმნიდან განადგურებამდე.
ჩვენი სერვისი გთავაზობთ მონაცემთა შენახვის პოლიტიკის შემუშავებას და დანერგვას, რაც მოიცავს:
- საკანონმდებლო აუდიტს: ყველა რელევანტური კანონის (საგადასახადო კოდექსი, შრომის კოდექსი, ფულის გათეთრების წინააღმდეგ ბრძოლის კანონი) ანალიზს და სავალდებულო შენახვის ვადების დადგენას.
- მონაცემთა კატეგორიზაციას: მონაცემთა ტიპების კლასიფიკაციას და თითოეულისთვის კონკრეტული ვადის მინიჭებას (მაგ. CV - 6 თვე, ხელშეკრულება - 3 წელი).
- განადგურების პროცედურებს: უსაფრთხო წაშლის მეთოდების გაწერას (ფიზიკური დოკუმენტების დაქუცმაცება, ციფრული ფაილების სამუდამო წაშლა), რათა გამორიცხული იყოს მათი აღდგენა.
- არქივების მართვას: წესებს იმის შესახებ, თუ როდის და როგორ უნდა გადავიდეს აქტიური მონაცემები არქივში და ვინ უნდა ჰქონდეს მასზე წვდომა.
- ავტომატიზაციის რეკომენდაციებს: IT სისტემებში მონაცემთა ავტომატური წაშლის წესების (Retention Rules) კონფიგურაციის სამართლებრივ მხარდაჭერას.
პრაქტიკაში, ორგანიზაციები ხშირად აგროვებენ მონაცემებს "ყოველი შემთხვევისთვის" და ინახავენ წლობით. ეს უზარმაზარი რისკია. თუ მოხდა კიბერშეტევა, გაჟონავს 10 წლის წინანდელი კლიენტების მონაცემებიც, რაც ზრდის ზიანს და ჯარიმას. მეორე მხრივ, ნაადრევად წაშლილი დოკუმენტი შეიძლება პრობლემა გახდეს საგადასახადო შემოწმებისას ან სასამართლო დავისას. მაგალითად, შრომითი დავის ხანდაზმულობის ვადა განსხვავდება საგადასახადო შემოწმების ვადისგან. პოლიტიკა უნდა ითვალისწინებდეს ყველა ამ ნიუანსს.
სამართლებრივი ჩარჩო ეფუძნება "პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ" კანონს (მუხლი 5 - შენახვის პრინციპი), სამოქალაქო კოდექსს (ხანდაზმულობის ვადები) და სპეციალურ კანონებს (მაგ. კომერციული ბანკებისთვის ეროვნული ბანკის მოთხოვნები). კანონის დარღვევაა როგორც მონაცემთა ზედმეტი დროით შენახვა, ისე მათი ნაადრევი განადგურება.
იურისტთან მუშაობა იწყება "მონაცემთა ინვენტარიზაციით". სპეციალისტი ადგენს, რა მონაცემები გაქვთ და რატომ. შემდეგ იქმნება "შენახვის განრიგი" (Retention Schedule) — ცხრილი, სადაც გაწერილია ვადები. ეს დოკუმენტი ხდება სახელმძღვანელო IT და საქმისწარმოების დეპარტამენტებისთვის.
Legal.ge გთავაზობთ წვდომას იურისტებთან, რომლებიც დაგეხმარებიან ინფორმაციული ქაოსის მოწესრიგებაში. მონაცემთა შენახვის პოლიტიკა არ არის ბიუროკრატია; ეს არის ეფექტური მართვისა და რისკების შემცირების ინსტრუმენტი. შექმენით მკაფიო წესები და დაიცავით თავი ჯარიმებისგან.
განახლდა: ...