რა არის სამართლებრივი შენახვის ვალდებულება და რატომ არ არის წაშლა აბსოლუტური უფლება
სამართლებრივი შენახვის ვალდებულება ნიშნავს იმ შემთხვევების სისტემურ მართვას, როდესაც ორგანიზაცია ვალდებულია შეინახოს მონაცემები მიუხედავად იმისა, რომ დამუშავების თავდაპირველი მიზანი უკვე მიღწეულია. ეს თემა საქართველოში „პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ“ კანონით არის განსაზღვრული, და სწორედ ამ კანონის ნორმები ქმნის იმ საზღვრებს, რომლებშიც მონაცემთა სუბიექტის წაშლის მოთხოვნა შეიძლება კანონიერად იქნეს უარყოფილი. ამ გვერდის ამოცანაა ცალკე გამოარჩიოს სწორედ ეს — კანონით ნაკისრი და კანონით დაშვებული შენახვის — შემთხვევები და ახსნას, როგორ უნდა მართავდეს მათ ორგანიზაცია.
საფუძველი კანონის მე-4 მუხლშია. დამუშავების პრინციპებს შორის განსაზღვრულია შენახვის ვადის შეზღუდვის წესი: მონაცემები შეიძლება შენახულ იქნეს მხოლოდ იმ ვადით, რომელიც აუცილებელია შესაბამისი ლეგიტიმური მიზნის მისაღწევად, ხოლო მიზნის მიღწევის შემდეგ ისინი უნდა წაიშალოს, განადგურდეს ან დეპერსონალიზებული ფორმით შეინახოს. თუმცა ზუსტად აქ არის ჩადებული მნიშვნელოვანი გამონაკლისი: ეს მოთხოვნა არ ვრცელდება, თუ მონაცემთა დამუშავება განსაზღვრულია კანონით ან კანონის შესაბამისად გამოცემული კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტით და მონაცემთა შენახვა აუცილებელი და პროპორციული ზომაა დემოკრატიულ საზოგადოებაში აღმატებული ინტერესების დასაცავად. ამ გამონაკლისიდან იბადება სამართლებრივი შენახვის მთელი პრაქტიკა.
კანონით დადგენილი შენახვის საფუძვლები
კანონის მე-5 მუხლი აწესრიგებს მონაცემთა დამუშავების საფუძვლებს, რომლებიც სამართლებრივი შენახვისთვის გადამწყვეტია. მათ შორის ორი პირდაპირ ეხება ჩვენს თემას. პირველი: მონაცემთა დამუშავება დასაშვებია, თუ ის გათვალისწინებულია კანონით. მეორე: დამუშავება დასაშვებია, თუ ის საჭიროა დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი პირის მიერ საქართველოს კანონმდებლობით მისთვის დაკისრებული მოვალეობების შესასრულებლად. როდესაც კონკრეტული კანონი ან მის საფუძველზე გამოცემული ნორმატიული აქტი ადგენს შენახვის ვადას — საგადასახადო, საბუღალტრო, საბანკო თუ სხვა სფეროში — ეს ვადა მე-4 მუხლით დადგენილ ზოგად წესს ანაცვლებს და მონაცემების წაშლა ამ ვადის გასვლამდე კანონიერი არ არის.
გარდა ამისა, საფუძვლების ჩამონათვალი მოიცავს ისეთ შემთხვევებსაც, როგორიცაა დამუშავება მონაცემთა სუბიექტის თანხმობით, გარიგებით ნაკისრი ვალდებულების შესასრულებლად, მონაცემის საჯაროდ ხელმისაწვდომობა, სასიცოცხლო ინტერესების დაცვა, მნიშვნელოვანი საჯარო ინტერესი და ლეგიტიმური ინტერესები. თითოეული ეს საფუძველი ცალკე უნდა გაანალიზოთ: თუ წაშლის მოთხოვნის მომენტში რომელიმე მათგანი კვლავ მოქმედებს, მისი არსებობა შეიძლება გახდეს წაშლაზე უარის თქმის საფუძველი. მნიშვნელოვანია კიდევ ერთი წესი: მონაცემთა დამუშავების სამართლებრივი საფუძვლის დასაბუთების ვალდებულება ეკისრება დამუშავებისთვის პასუხისმგებელ პირს, ანუ სწორედ ორგანიზაციამ უნდა შეძლოს დაადგინოს და დაამტკიცოს, რატომ ინახება მონაცემები.
მონაცემთა სუბიექტის წაშლის მოთხოვნა და პასუხის ვადები
კანონის მე-16 მუხლი მონაცემთა სუბიექტს აძლევს უფლებას, დამუშავებისთვის პასუხისმგებელ პირს მოსთხოვოს მის შესახებ მონაცემთა დამუშავების, მათ შორის პროფაილინგის, შეწყვეტა, წაშლა ან განადგურება. ამ მოთხოვნაზე პასუხის ვადა მკაფიოდ არის განსაზღვრული: მოთხოვნიდან არაუგვიანეს 10 სამუშაო დღისა, თუ საქართველოს კანონმდებლობით სხვა რამ არ არის დადგენილი, უნდა შეწყდეს დამუშავება, წაიშალოს ან განადგურდეს მონაცემები, ან სუბიექტს უნდა ეცნობოს უარის თქმის საფუძველი და განემარტოს გასაჩივრების წესი.
სუბიექტს ასევე აქვს უფლება, დამუშავების შეწყვეტის, წაშლის ან განადგურების შესახებ ინფორმაცია მიიღოს შესაბამისი მოქმედების განხორციელებისთანავე, დაუყოვნებლივ, მაგრამ არაუგვიანეს 10 სამუშაო დღისა. ეს ნიშნავს, რომ ორგანიზაციის შიდა პროცედურები ამ ორ ვადაზე უნდა იყოს დაყვანილი და არა ინტუიციურ „მოლოდინის პერიოდებზე“.
როდის შეიძლება უარი თქვას წაშლაზე
მე-16 მუხლის მე-3 პუნქტი ოთხ შემთხვევას ასახელებს, როდესაც დამუშავებისთვის პასუხისმგებელ პირს უფლება აქვს უარი თქვას წაშლის მოთხოვნის დაკმაყოფილებაზე. პირველი: არსებობს მე-5 ან მე-6 მუხლით გათვალისწინებული რომელიმე საფუძველი — მათ შორის ის, რომ დამუშავება გათვალისწინებულია კანონით ან კანონით დაკისრებული მოვალეობის შესასრულებლად არის საჭირო. მეორე: მონაცემები მუშავდება სამართლებრივი მოთხოვნის ან შესაგებლის დასაბუთების მიზნით. მესამე: დამუშავება აუცილებელია გამოხატვის ან ინფორმაციის თავისუფლების უფლების განსახორციელებლად. მეოთხე: მონაცემები მუშავდება კანონით გათვალისწინებული საჯარო ინტერესებისთვის არქივირების, სამეცნიერო ან ისტორიული კვლევის ან სტატისტიკური მიზნებისთვის, თუ წაშლა ამ მიზნების მიღწევას შეუძლებელს გახდის ან მნიშვნელოვნად დააზიანებს.
ამ საფუძვლებიდან რომელიმეს არსებობისას დამუშავებისთვის პასუხისმგებელ პირს ეკისრება შესაბამისი საფუძვლის დასაბუთების ვალდებულება. ეს ძალიან მნიშვნელოვანი დეტალია: უარის თქმა კანონიერია მხოლოდ მაშინ, თუ ის დასაბუთებულია, და არა მაშინ, როდესაც ორგანიზაცია უბრალოდ არ სურს მონაცემების განთავისუფლება. სამართლებრივი შენახვის მართვის არსიც სწორედ ამაშია: თითოეული შენახვის შემთხვევას უნდა ჰქონდეს დოკუმენტირებული, კანონზე დაყრდნობილი საფუძველი და ვადა.
გარდა ამისა, თუ მონაცემები საჯაროდ ხელმისაწვდომი ფორმით იყო დამუშავებული, სუბიექტს დამატებითი უფლება აქვს — მოსთხოვოს ხელმისაწვდომობის შეზღუდვა ან მონაცემთა ასლების ან მონაცემებთან დამაკავშირებელი ნებისმიერი ინტერნეტბმულის წაშლა. ეს უფლება განსაკუთრებით აქტუალურია ინტერნეტ-გვერდებზე გამოქვეყნებული ინფორმაციის შემთხვევაში.
მიმღებების შეტყობინება და მათი ვალდებულებები
წაშლის პროცესი ორგანიზაციის საზღვრებს არ სცილდება მხოლოდ იშვიათად. კანონის მიხედვით, დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი პირი ვალდებულია ყველა მონაცემთა მიმღებს, აგრეთვე ყველა სხვა დამუშავებისთვის პასუხისმგებელ პირსა და დამუშავებაზე უფლებამოსილ პირს, რომლებსაც თავად გადასცა მონაცემები, შეატყობინოს დამუშავების შეწყვეტის, წაშლის ან განადგურების შესახებ. გამონაკლისი დაშვებულია მხოლოდ მაშინ, როდესაც ასეთი ინფორმაციის მიწოდება შეუძლებელია პირთა სიმრავლის ან არაპროპორციულად დიდი დანახარჯების გამო.
ასევე მნიშვნელოვანია შემდგომი ქმედება: ინფორმაციის მიღების შემდეგ ეს პირები ვალდებული არიან შეწყვიტონ დამუშავება და წაშალონ ან გაანადგურონ მონაცემები. ამრიგად, სამართლებრივი შენახვის სწორი მართვა მოითხოვს მიმღებთა და დამუშავებაზე უფლებამოსილ პირთა რეესტრის წარმოებას, რათა შეტყობინების ვალდებულება რეალურად შესრულდეს საჭირო მომენტში.
უფლებების შეზღუდვა და ტვირთის განაწილება
კანონის მე-21 მუხლი ადგენს, რომ მონაცემთა სუბიექტის შესაბამისი უფლებები, მათ შორის წაშლის უფლება, შეიძლება შეიზღუდოს, თუ ეს პირდაპირ არის გათვალისწინებული საქართველოს კანონმდებლობით, ამით არ ირღვევა ადამიანის ძირითადი უფლებები და თავისუფლებები და ეს აუცილებელი და პროპორციული ზომაა დემოკრატიულ საზოგადოებაში. შეზღუდვის საფუძვლებად ჩამოთვლილია, მაგალითად, სახელმწიფო უსაფრთხოების, ინფორმაციული უსაფრთხოებისა და კიბერუსაფრთხოების ინტერესები, საზოგადოებრივი უსაფრთხოება, დანაშაულის თავიდან აცილება და გამოძიება, მართლმსაჯულების განხორციელება, ქვეყნისთვის მნიშვნელოვანი ფინანსური ან ეკონომიკური ინტერესები, სახელმწიფო, კომერციული და პროფესიული საიდუმლოებების დაცვა და სამართლებრივი მოთხოვნის ან შესაგებლის დასაბუთება.
შეზღუდვის ზომა შეიძლება გამოყენებულ იქნეს მხოლოდ იმ მოცულობით, რომელიც აუცილებელია შეზღუდვის მიზნის მისაღწევად, ხოლო შეზღუდვისა და უარის თქმის შესახებ გადაწყვეტილება სუბიექტს უნდა ეცნობოს, გარდა იმ შემთხვევისა, როდესაც ინფორმაციის მიწოდება საფრთხეს შეუქმნის შეზღუდვის მიზნის მიღწევას. გადამწყვეტი პროცესულური წესიც აქ უნდა აღინიშნოს: უფლების შეზღუდვისა და მოთხოვნაზე უარის თქმის შემთხვევაში მტკიცების ტვირთი ეკისრება დამუშავებისთვის პასუხისმგებელ პირს. ანუ სადავო შემთხვევაში სწორედ ორგანიზაციამ უნდა დაამტკიცოს შენახვის კანონიერება, და არა სუბიექტმა — მისი უკანონობა.
Legal.ge-ს გუნდი დაგეხმარებათ სამართლებრივი შენახვის ვალდებულებების სისტემატიზაციაში: შევადგენთ თქვენს სფეროში მოქმედ შენახვის ვადების დოკუმენტირებულ რუკას, ავაწყობთ უარის თქმის დასაბუთების შაბლონებს და ვამუშავებთ მიმღებების შეტყობინების პროცედურას, რათა თითოეული შენახული მონაცემი ჰქონდეს კანონიერ საფუძველს და განსაზღვრულ ვადას.