Ведение корпоративных записей — это фундаментальная часть управления компанией, которую часто игнорируют малые и средние предприятия, хотя она критически важна для легитимности и правовой безопасности бизнеса. Согласно новому закону Грузии «О предпринимателях», стандарты корпоративного управления ужесточились, и компании обязаны не только поддерживать корректность данных, зарегистрированных в Публичном реестре, но и вести упорядоченную внутреннюю корпоративную документацию. Корпоративные записи — это не просто бюрократическая формальность; это «история» компании, подтверждающая, что решения принимались в соответствии с законом и уставом. Отсутствие надлежащей документации может привести к серьезным проблемам при налоговых проверках, судебных спорах, аудите или привлечении инвестиций. Корпоративные секретари и юристы, представленные на платформе Legal.ge, помогут вам наладить этот процесс, чтобы ваш бизнес был прозрачным и защищенным.
Что включает услуга ведения корпоративной документации?
Ведение корпоративных записей охватывает широкий спектр документов, отражающих деятельность органов управления компании. Специалисты Legal.ge предлагают следующие услуги:
- Ведение протоколов собраний партнеров/акционеров: Любое важное решение (назначение директора, распределение дивидендов, изменение устава) должно быть оформлено в виде протокола с указанием присутствующих лиц, повестки дня и результатов голосования.
- Подготовка протоколов Наблюдательного совета: Если в компании есть Наблюдательный совет, ведение протоколов его заседаний обязательно для легитимации решений совета.
- Составление резолюций: Подготовка письменных решений (Written Resolutions), когда собрание не проводится физически, а партнеры согласовывают вопросы дистанционно.
- Ведение реестра долей/акций: Поддержание актуального реестра акционеров или партнеров, что особенно важно для Акционерных обществ (АО) и ООО с частым отчуждением долей.
- Декларирование конфликта интересов: Учет и документирование случаев конфликта интересов директоров и управляющих лиц, что является важным требованием закона «О предпринимателях».
Реальные ситуации, когда вам нужна эта услуга
Упорядочивание корпоративных записей необходимо во многих практических ситуациях:
- Due Diligence (Юридический аудит): При входе инвестора или продаже компании покупатель в первую очередь запрашивает протоколы собраний за прошлые годы. Если этих документов нет, сделка может сорваться или стоимость компании упадет.
- Споры между партнерами: При разногласиях между партнерами (например, по поводу распределения дивидендов) суд опирается на протоколы собраний. Если решение не оформлено письменно, доказать его сложно.
- Налоговая проверка: Служба доходов может потребовать документальное обоснование определенных транзакций (например, выдача премий, получение кредита), которое должно быть подкреплено решением партнеров или директоров.
- Банковские отношения: При получении кредита или совершении крупной сделки банк требует протокол согласия уполномоченного органа (собрания или совета).
Правовая база и регулирование в Грузии
В Грузии ведение корпоративных записей регулируется Законом Грузии «О предпринимателях». Закон четко определяет, что органы управления ООО и АО должны вести протоколы заседаний и хранить их в течение всего существования компании (и определенный период после ликвидации). Согласно новому законодательству, ответственность управляющих лиц возросла в случае отсутствия или ненадлежащего ведения документации. Также важны Гражданский кодекс Грузии, регулирующий представительские полномочия, и Закон «О бухгалтерском учете, отчетности и аудите», обязывающий компании обеспечивать прозрачность определенной информации. Ведение корпоративных записей обеспечивает соблюдение принципа «добросовестного руководителя» (Business Judgment Rule), защищая директора от личной ответственности.
Процесс получения услуги
Услуга ведения корпоративной документации на Legal.ge включает следующие этапы:
- Аудит текущего состояния: Специалист изучает существующую документацию компании и выявляет пробелы (например, утерянные протоколы, неподписанные решения).
- Внедрение системы: Создаются шаблоны и процедуры для будущего документооборота.
- Текущая поддержка: Перед каждым собранием или решением юрист готовит повестку дня, присутствует на собрании (при необходимости) и составляет протокол с соблюдением требований закона.
- Архивирование и хранение: Систематизация документов (в электронном или физическом виде), чтобы они были постоянно доступны уполномоченным лицам.
Почему стоит выбрать Legal.ge?
Legal.ge предоставляет доступ к квалифицированным корпоративным юристам, которые понимают важность документации для устойчивости бизнеса. Наши специалисты внимательны к деталям и хорошо знакомы с новейшими требованиями закона «О предпринимателях». С их помощью вы избежите бюрократического хаоса и будете уверены, что корпоративная история вашей компании в полном порядке.
Обновлено: ...