Об услуге
Ведение корпоративной документации — это совокупность обязанностей, установленных Законом о предпринимательских обществах: публичность реестра и опубликование (статья 13), бухгалтерский учёт и аудит (статья 56), хранение документации ликвидированного общества (статья 89), реестр акций (статья 162) и протокол общего собрания (статья 200). Эта страница разъясняет, какие данные публичны, в какие сроки и с каким содержанием составляется протокол, кто и как ведёт реестр акций и сколько хранится документация после ликвидации.
Публичность реестра и опубликование
По статье 13 данные, зарегистрированные в реестре, публичны: любое лицо вправе ознакомиться с ними и получить выписку из регистрирующего органа. Выписка выдаётся в срок, установленный постановлением Правительства, после уплаты сбора, и готовится на основе данных реестра, публично-правовых ограничений, налоговых залогов и реестров прав на движимое и нематериальное имущество. Электронные копии документов, представленных при регистрации, доступны на едином портале бесплатно; опубликованием считается размещение информации или документа на едином электронном портале, а регистрационный запрос считается заявлением согласия субъекта данных на обработку персональных данных. Подлежат опубликованию зарегистрированные данные и все изменения в них; размещённый капитал акционерного общества публикуется не реже раза в год, если эти данные есть в реестре. За предоставление публикуемых данных реестру отвечает лицо, уполномоченное руководить предпринимателем; административная ответственность за неисполнение определяется законодательством.
Учёт, отчётность и аудит
Статья 56 регулирует финансовую дисциплину: учёт ведётся, отчётность готовится и представляется, аудит проводится в соответствии с Законом о бухгалтерском учёте, отчётности и аудите. Лицо общественного интереса, являющееся предприятием первой или второй категории, обязано ежегодно обеспечивать аудит собственной финансовой отчётности. Участие акционеров, управляющего органа и членов наблюдательного совета в проведении аудита не должно угрожать независимости и объективности аудитора. Руководящие лица предпринимателя и члены наблюдательного совета совместно отвечают за подготовку и представление отчётности — её качество является общей обязанностью корпоративного управления.
Реестр акций и протокол общего собрания
Статья 162 регулирует реестр акций: если число акционеров 50 или менее, акционерное общество вправе вести реестр само или через лицензированного регистратора ценных бумаг; если акционеров более 50 — реестр ведётся только через регистратора. Право собственности на акцию подтверждается записью в реестре, а если акция передана в номинальное держание — записью соответствующего номинального держателя; по требованию акционера выписка выдаётся из реестра или из записи номинального держателя. Статья 200 устанавливает правила протокола общего собрания: он составляется в течение 15 дней после окончания собрания и подписывается председателем; при участии нотариуса протокол составляет и подписывает и нотариус. В протоколе отмечаются фирменное наименование, место и дата проведения, общее число голосующих акций, число участвующих или представленных акций, форма собрания и голосования, принятые решения, а по каждому решению — распределение голосов; к протоколу прилагаются все документы, подтверждающие созыв; для подотчётного предприятия, чьи ценные бумаги допущены к торгам на фондовой бирже, протокол составляет нотариус и подписывают нотариус и председатель собрания.
Хранение документации после ликвидации
Статья 89 регулирует документацию ликвидированного предпринимательского общества: она должна храниться 6 лет с момента его создания, а если охватывает договор — 6 лет с истечения срока действия договора. Безопасное место хранения определяют ликвидаторы, при их разногласии — суд. Бывшие партнёры и кредиторы могут беспрепятственно знакомиться с этой документацией с учётом установленных законом ограничений. Ведение документации продолжается и после ликвидации — хранить документы в расчёте на то, что общества больше нет, не получится: срок установлен законом, а не усмотрением, и его пропуск закрывает доступ к доказательствам именно тогда, когда они нужнее всего, — в споре с контрагентом или кредитором.
Часто задаваемые вопросы
Кто может знакомиться с реестром?
Любое лицо — зарегистрированные данные публичны; выписка выдаётся в установленный срок после уплаты сбора (статья 13).
Когда аудит обязателен?
Для лица общественного интереса — предприятия первой или второй категории — аудит финансовой отчётности обеспечивается ежегодно (статья 56).
Кто ведёт реестр акций?
По числу акционеров: при 50 и менее — само общество или через регистратора; при более 50 — только через лицензированного регистратора (статья 162).
Сколько хранится документация после ликвидации?
6 лет с создания, а по договорам — 6 лет с истечения их срока; бывшие партнёры и кредиторы знакомятся с ней беспрепятственно (статья 89).
Как мы помогаем на Legal.ge
Мы выстроим систему ведения корпоративной документации — от контроля опубликования данных реестра до грамотного составления протоколов общего собрания; разъясним порядок ведения реестра акций и проверим обязанность аудита; спланируем хранение документации на случай ликвидации. Обратитесь к нам — получите надёжную систему ведения корпоративной документации, в которой каждый документ находится на своём месте, готовится в срок и в требуемой законом форме.