კორპორატიული ჩანაწერების წარმოება

კორპორატიული ჩანაწერების წარმოება არის კომპანიის მართვის ფუნდამენტური ნაწილი, რომელიც ხშირად უგულებელყოფილია მცირე და საშუალო ბიზნესის მიერ, თუმცა კრიტიკულად მნიშვნელოვანია კომპანიის ლეგიტიმურობისა და სამართლებრივი უსაფრთხოებისთვის. საქართველოში მოქმედი „მეწარმეთა შესახებ“ ახალი კანონის თანახმად, კორპორატიული მართვის სტანდარტები გამკაცრდა და კომპანიებს ევალებათ არა მხოლოდ საჯარო რეესტრში რეგისტრირებული მონაცემების სისწორე, არამედ შიდა კორპორატიული დოკუმენტაციის მოწესრიგებული წარმოება. კორპორატიული ჩანაწერები არ არის მხოლოდ ბიუროკრატიული ფორმალობა; ეს არის კომპანიის „ისტორია“, რომელიც ადასტურებს, რომ გადაწყვეტილებები მიღებულ იქნა კანონისა და წესდების შესაბამისად. სათანადო დოკუმენტაციის არარსებობამ შეიძლება სერიოზული პრობლემები გამოიწვიოს საგადასახადო შემოწმების, სასამართლო დავების, აუდიტის ან ინვესტიციის მოზიდვის დროს. Legal.ge-ს პლატფორმაზე წარმოდგენილი კორპორატიული მდივნები და იურისტები დაგეხმარებიან ამ პროცესის გამართვაში, რათა თქვენი ბიზნესი იყოს გამჭვირვალე და დაცული.

რას მოიცავს კორპორატიული ჩანაწერების წარმოების მომსახურება?

კორპორატიული ჩანაწერების წარმოება მოიცავს დოკუმენტების ფართო სპექტრს, რომლებიც ასახავს კომპანიის მმართველობითი ორგანოების საქმიანობას. Legal.ge-ს სპეციალისტები გთავაზობთ შემდეგ სერვისებს:

• პარტნიორთა/აქციონერთა კრების ოქმების წარმოება: ნებისმიერი მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილება (დირექტორის დანიშვნა, დივიდენდის განაწილება, წესდების ცვლილება) უნდა გაფორმდეს ოქმის სახით, სადაც მითითებული იქნება დამსწრე პირები, დღის წესრიგი და კენჭისყრის შედეგები.
• სამეთვალყურეო საბჭოს ოქმების მომზადება: თუ კომპანიას ჰყავს სამეთვალყურეო საბჭო, მისი სხდომების ოქმების წარმოება სავალდებულოა საბჭოს გადაწყვეტილებების ლეგიტიმაციისთვის.
• რეზოლუციების შედგენა: წერილობითი გადაწყვეტილებების (Written Resolutions) მომზადება, როდესაც კრების ჩატარება არ ხდება ფიზიკურად და პარტნიორები დისტანციურად თანხმდებიან საკითხებზე.
• წილთა/აქციათა რეესტრის წარმოება: აქციონერთა ან პარტნიორთა განახლებული რეესტრის შენახვა, რაც განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია სააქციო საზოგადოებებისთვის და იმ შპს-ებისთვის, სადაც ხშირია წილების გასხვისება.
• ინტერესთა კონფლიქტის დეკლარირება: დირექტორებისა და მმართველი პირების მიერ ინტერესთა კონფლიქტის შემთხვევების აღრიცხვა და შესაბამისი დოკუმენტირება, რაც „მეწარმეთა შესახებ“ კანონის მნიშვნელოვანი მოთხოვნაა.

რეალური სიტუაციები, როდესაც გჭირდებათ ეს მომსახურება

კორპორატიული ჩანაწერების მოწესრიგება აუცილებელია მრავალ პრაქტიკულ სიტუაციაში:

• Due Diligence (იურიდიული აუდიტი): ინვესტორის შემოსვლისას ან კომპანიის გაყიდვისას, მყიდველი პირველ რიგში ითხოვს გასული წლების კრებების ოქმებს. თუ ეს დოკუმენტები არ არსებობს, გარიგება შეიძლება ჩაიშალოს ან კომპანიის ფასი დაეცეს.
• სასამართლო დავები პარტნიორებს შორის: როდესაც პარტნიორებს შორის უთანხმოებაა (მაგალითად, დივიდენდის განაწილებაზე), სასამართლო ეყრდნობა კრების ოქმებს. თუ გადაწყვეტილება არ არის წერილობით გაფორმებული, მისი მტკიცება რთულია.
• საგადასახადო შემოწმება: შემოსავლების სამსახურმა შეიძლება მოითხოვოს დოკუმენტური დასაბუთება გარკვეული ტრანზაქციებისთვის (მაგ. პრემიების გაცემა, სესხის აღება), რაც პარტნიორთა ან დირექტორთა გადაწყვეტილებით უნდა იყოს გამყარებული.
• საბანკო ურთიერთობები: სესხის აღებისას ან მსხვილი ტრანზაქციის განხორციელებისას, ბანკი ითხოვს უფლებამოსილი ორგანოს (კრების ან საბჭოს) თანხმობის ოქმს.

საქართველოს სამართლებრივი ჩარჩო და რეგულაციები

საქართველოში კორპორატიული ჩანაწერების წარმოებას არეგულირებს „მეწარმეთა შესახებ“ საქართველოს კანონი. კანონი მკაფიოდ განსაზღვრავს, რომ შპს-სა და სს-ს მმართველმა ორგანოებმა უნდა აწარმოონ სხდომის ოქმები და შეინახონ ისინი კომპანიის არსებობის განმავლობაში (და ლიკვიდაციის შემდეგაც გარკვეული პერიოდი). ახალი კანონმდებლობით, გაიზარდა ხელმძღვანელი პირების პასუხისმგებლობა დოკუმენტაციის არარსებობის ან არასწორად წარმოების შემთხვევაში. ასევე, მნიშვნელოვანია საქართველოს სამოქალაქო კოდექსი, რომელიც არეგულირებს წარმომადგენლობით უფლებამოსილებებს, და „ბუღალტრული აღრიცხვის, ანგარიშგებისა და აუდიტის შესახებ“ კანონი, რომელიც ავალდებულებს კომპანიებს გარკვეული ინფორმაციის გამჭვირვალობას. კორპორატიული ჩანაწერების წარმოება უზრუნველყოფს „კეთილსინდისიერი ხელმძღვანელის“ (Business Judgment Rule) პრინციპის დაცვას, რაც იცავს დირექტორს პირადი პასუხისმგებლობისგან.

მომსახურების მიღების პროცესი

Legal.ge-ზე კორპორატიული ჩანაწერების წარმოების სერვისი მოიცავს შემდეგ ეტაპებს:

1. არსებული მდგომარეობის აუდიტი: სპეციალისტი სწავლობს კომპანიის არსებულ დოკუმენტაციას და ავლენს ხარვეზებს (მაგ. დაკარგული ოქმები, ხელმოუწერელი გადაწყვეტილებები).
2. სისტემის დანერგვა: იქმნება შაბლონები და პროცედურები სამომავლო დოკუმენტბრუნვისთვის.
3. მიმდინარე მხარდაჭერა: ყოველი კრების ან გადაწყვეტილების წინ იურისტი ამზადებს დღის წესრიგს, ესწრება კრებას (საჭიროების შემთხვევაში) და ადგენს ოქმს კანონის მოთხოვნების დაცვით.
4. არქივირება და შენახვა: დოკუმენტების სისტემატიზაცია (ელექტრონულად ან ფიზიკურად), რათა ისინი მუდმივად ხელმისაწვდომი იყოს უფლებამოსილი პირებისთვის.

რატომ უნდა აირჩიოთ Legal.ge?

Legal.ge გაძლევთ წვდომას კვალიფიციურ კორპორატიულ იურისტებზე, რომლებსაც ესმით დოკუმენტაციის მნიშვნელობა ბიზნესის მდგრადობისთვის. ჩვენი სპეციალისტები არიან დეტალებზე ორიენტირებულნი და კარგად იცნობენ „მეწარმეთა შესახებ“ კანონის უახლეს მოთხოვნებს. მათი დახმარებით, თქვენ თავიდან აიცილებთ ბიუროკრატიულ ქაოსს და დარწმუნებული იქნებით, რომ თქვენი კომპანიის კორპორატიული ისტორია სრულ წესრიგშია.