Правовая основа управления записями в Грузии
«Управление записями» — бизнес-термин, но самый конкретный и прямо обязательный для компаний свод правил в грузинском праве установлен законом о предотвращении отмывания денег и финансирования терроризма. Именно этот закон определяет, что подотчётное лицо обязано хранить, в какой форме, как долго и с какими ограничениями конфиденциальности. Ниже эти три плоскости — обязанность хранения, форма и конфиденциальность — рассмотрены отдельно.
Управление записями здесь не вопрос выбора или доброй воли: пятилетнее хранение документации и способность немедленно её представить — прямые правовые требования, нарушение которых влечёт санкции.
Что хранится и как долго: пятилетние сроки
По статье 27 подотчётное лицо обязано хранить полученную по требованиям закона информацию и результаты проведённого анализа, а также документацию по счёту клиента и деловую переписку — в течение 5 лет с момента прекращения деловых отношений или заключения разовой сделки. Срок отсчитывается с завершения отношений с клиентом, а не с создания документа.
Той же статьёй информация по сделке, позволяющая полноценно найти сведения о ней, хранится 5 лет с момента подготовки, заключения или исполнения сделки. Кроме того, представленная Службе отчётность и иная информация, а также письменные указания и письменные протоколы хранятся тот же срок в 5 лет. Таким образом, единый пятилетний стандарт охватывает и клиентские, и собственно регуляторные документы архива.
Срок может быть продлён на основании обоснованного требования Службы или надзорного органа, но не более чем на 5 лет. Практический вывод очевиден: пять лет — это минимум, и внутренние правила компании должны уметь работать с такой возможностью.
Форма и качество: как должна храниться информация
Требование закона не исчерпывается сроком. Информация хранится в форме, позволяющей незамедлительно представить её компетентному органу, а при уголовном преследовании — использовать и в качестве доказательства. Это значит, что архив должен быть доступным для поиска и представления в суд, а не просто существовать.
Подотчётное лицо обязано с учётом характера и объёма своей деятельности создать надлежащую электронную систему учёта и обработки данных, которая хранит информацию для этих целей и служит выявлению связанных, необычных и сомнительных сделок. Форма представления также точно определена: информация представляется Службе в электронной или письменной форме, в порядке, установленном подзаконным актом руководителя Службы.
Сроки представления информации Службе также определены законом: отчётность о возникновении обоснованного подозрения представляется в день его возникновения; информация о перемещении наличных денег или ценных бумаг через таможенную границу Грузии — не позднее 5 рабочих дней с момента перемещения; информация по запросу Службы — не позднее 2 рабочих дней с момента получения запроса. Адвокат вправе в те же сроки представить отчётность не в Службу, а в надзорный орган, который в тот же рабочий день передаёт её в Службу в неизменном виде.