Правовая основа управления записями в Грузии
«Управление записями» — бизнес-термин, но самый конкретный и прямо обязательный для компаний свод правил в грузинском праве установлен законом о предотвращении отмывания денег и финансирования терроризма. Именно этот закон определяет, что подотчётное лицо обязано хранить, в какой форме, как долго и с какими ограничениями конфиденциальности. Ниже эти три плоскости — обязанность хранения, форма и конфиденциальность — рассмотрены отдельно.
Управление записями здесь не вопрос выбора или доброй воли: пятилетнее хранение документации и способность немедленно её представить — прямые правовые требования, нарушение которых влечёт санкции.
Что хранится и как долго: пятилетние сроки
По статье 27 подотчётное лицо обязано хранить полученную по требованиям закона информацию и результаты проведённого анализа, а также документацию по счёту клиента и деловую переписку — в течение 5 лет с момента прекращения деловых отношений или заключения разовой сделки. Срок отсчитывается с завершения отношений с клиентом, а не с создания документа.
Той же статьёй информация по сделке, позволяющая полноценно найти сведения о ней, хранится 5 лет с момента подготовки, заключения или исполнения сделки. Кроме того, представленная Службе отчётность и иная информация, а также письменные указания и письменные протоколы хранятся тот же срок в 5 лет. Таким образом, единый пятилетний стандарт охватывает и клиентские, и собственно регуляторные документы архива.
Срок может быть продлён на основании обоснованного требования Службы или надзорного органа, но не более чем на 5 лет. Практический вывод очевиден: пять лет — это минимум, и внутренние правила компании должны уметь работать с такой возможностью.
Форма и качество: как должна храниться информация
Требование закона не исчерпывается сроком. Информация хранится в форме, позволяющей незамедлительно представить её компетентному органу, а при уголовном преследовании — использовать и в качестве доказательства. Это значит, что архив должен быть доступным для поиска и представления в суд, а не просто существовать.
Подотчётное лицо обязано с учётом характера и объёма своей деятельности создать надлежащую электронную систему учёта и обработки данных, которая хранит информацию для этих целей и служит выявлению связанных, необычных и сомнительных сделок. Форма представления также точно определена: информация представляется Службе в электронной или письменной форме, в порядке, установленном подзаконным актом руководителя Службы.
Конфиденциальность: запреты, связанные с записями
Статья 28 запрещает подотчётному лицу, его руководителям и сотрудникам сообщать клиенту или иному лицу, что проводятся или будут проводиться мероприятия по изучению необычной сделки или выявлению сомнительной, что отчётность представлена или будет представлена Службе либо что проводятся иные предусмотренные законом мероприятия.
Исключения установлены законом: представление информации компетентному органу в установленном законодательством порядке нарушением не является, как и распространение информации между членами одной группы при наличии групповой системы контроля соответствия. Той же статьёй запрещено раскрывать личность сотрудника, осуществляющего мероприятия или представляющего отчётность; подотчётное лицо обязано защитить его от угроз, дискриминационного обращения или иного незаконного воздействия.
Почему это критично для комплаенса
Качество управления записями — инструмент защиты перед надзорным органом: правильно организованный архив позволяет немедленно ответить на запрос Службы, охватывающий любую необходимую ей информацию, включая конфиденциальную. Равным образом, документированные результаты анализа об изучении необычных сделок — то доказательство, что компания приняла разумные меры. Поэтому проектирование системы записей — неотъемлемая часть программы соответствия, а не техническая деталь.
Часто задаваемые вопросы
Ниже — ответы на самые частые вопросы об управлении записями.
Как долго должна храниться документация?
5 лет — с прекращения деловых отношений или заключения разовой сделки; информация по сделке — с её подготовки, заключения или исполнения; представленная отчётность и письменные протоколы — тот же срок.
Может ли срок хранения продлеваться?
Да. На основании обоснованного требования Службы или надзорного органа срок может быть продлён не более чем на 5 лет.
Допустимо ли электронное хранение?
Да. Закон прямо требует создания надлежащей электронной системы учёта и обработки данных, которая служит и выявлению связанных, необычных и сомнительных сделок.
Можно ли уведомить клиента об отчётности?
Нет. Статья 28 это запрещает; исключения — только предусмотренные законом случаи, включая обмен внутри одной группы при групповой системе контроля.
Кто может запросить информацию из архива?
Служба запрашивает информацию, необходимую для её функций, включая конфиденциальную; форму представления определяет подзаконный акт руководителя Службы.
Как мы помогаем на Legal.ge
Юристы Legal.ge помогут спроектировать систему управления записями: определим, что должен фиксировать архив вашей компании, выстроим процедуру пятилетнего хранения и немедленного представления и отразим её во внутренней инструкции. Обращайтесь — правильно организованный архив является самой дешёвой страховкой в отношениях с регулятором.