ჩანაწერების მართვის ქართული სამართლებრივი საფუძველი
„ჩანაწერების მართვა“ ბიზნეს-ტერმინია, მაგრამ ქართულ სამართალში მისი ყველაზე კონკრეტული და კომპანიებზე პირდაპირ მოქმედი წესი ფულის გათეთრებისა და ტერორიზმის დაფინანსების აღკვეთის შესახებ კანონით არის დადგენილი: ეს კანონი განსაზღვრავს, რა უნდა შეინახოს ანგარიშვალდებულმა პირმა, რომელი ფორმით, რამდენი ხნით და რამდენად დაცულად. ქვემოთ ეს სამი კუთხე — შენახვის ვალდებულება, ფორმა და კონფიდენციალურობა — ცალ-ცალკე არის განხილული.
ჩანაწერების მართვა აქ არჩევნის ან კეთილსინდისიერობის საკითხი არაა: დოკუმენტაციის ხუთწლიანი შენახვა და მისი დაუყოვნებლივ წარდგენის უნარი პირდაპირი სამართლებრივი მოთხოვნაა, რომლის დარღვევაც სანქციებით ერთვის.
რა ინახება და რამდენი ხნით: ხუთწლიანი ვადები
27-ე მუხლის მიხედვით, ანგარიშვალდებული პირი ვალდებულია შეინახოს კანონის მოთხოვნების შესაბამისად მოპოვებული ინფორმაცია და ჩატარებული ანალიზის შედეგები, აგრეთვე კლიენტის ანგარიშთან დაკავშირებული დოკუმენტაცია და საქმიანი კორესპონდენცია — საქმიანი ურთიერთობის შეწყვეტიდან ან ერთჯერადი გარიგების დადებიდან 5 წლის განმავლობაში. ეს ვადა კლიენტთან ურთიერთობის დასრულებიდან იწყება და არა დოკუმენტის შექმნიდან.
იმავე მუხლით, გარიგებასთან დაკავშირებული ინფორმაცია, რომელიც გარიგების შესახებ სრულფასოვანი ინფორმაციის მოძიების საშუალებას იძლევა, ინახება გარიგების მომზადებიდან, დადებიდან ან შესრულებიდან 5 წლის განმავლობაში. გარდა ამისა, სამსახურისთვის წარდგენილი ანგარიშგება და სხვა ინფორმაცია, ისევე როგორც წერილობითი მითითება და წერილობითი ოქმები, ინახება იმავე 5 წლის ვადით. ანუ ერთი და იგივე ხუთწლიანი სტანდარტი ვრცელდება როგორც კლიენტის, ისე საკუთრივ რეგულატორული არქივის დოკუმენტებზე.
ეს ვადა შეიძლება გაიზარდოს სამსახურის ან საზედამხედველო ორგანოს დასაბუთებული მოთხოვნის საფუძველზე, არაუმეტეს 5 წლით. პრაქტიკული დასკვნა ნათელია: ხუთი წელი მინიმუმია და კომპანიის შიდა წესებმა ამ შესაძლებლობათან ანგარიშგება უნდა იცოდეს.
ფორმა და ხარისხი: როგორ უნდა ინახებოდეს ინფორმაცია
კანონი მოთხოვნას არ ამთავრებს ვადით. ინფორმაცია ინახება ისეთი ფორმით, რომ შესაძლებელი იყოს მისი დაუყოვნებლივ მიწოდება კომპეტენტური ორგანოსთვის, ხოლო სისხლისსამართლებრივი დევნისას — აგრეთვე მტკიცებულებად გამოყენება. ეს ნიშნავს, რომ არქივი მოძიებადი და სასამართლოსთვის წარდგენადი უნდა იყოს, და არა უბრალოდ არსებული.
ანგარიშვალდებული პირი ვალდებულია საქმიანობის ხასიათისა და მოცულობის გათვალისწინებით შექმნას მონაცემთა აღრიცხვისა და დამუშავების სათანადო ელექტრონული სისტემა, რომელიც ამ მიზნით ინფორმაციას ინახავს და ემსახურება დაკავშირებული, უჩვეულო და საეჭვო გარიგებების გამოვლენას. წარდგენის ფორმის წესიც ზუსტად განსაზღვრულია: სამსახურისთვის ინფორმაცია წარედგინება ელექტრონულად ან წერილობით, სამსახურის უფროსის კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტით დადგენილი წესით.
კონფიდენციალურობა: ჩანაწერებთან დაკავშირებული აკრძალვები
28-ე მუხლი ანგარიშვალდებულ პირს, მის ხელმძღვანელებსა და თანამშრომლებს უკრძალავს კლიენტისთვის ან სხვა პირისთვის იმის შეტყობინებას, რომ უჩვეულო გარიგების შესწავლის ან საეჭვო გარიგების გამოვლენის მიზნით ღონისძიებები განხორციელდება ან ხორციელდება, რომ სამსახურს ანგარიშგება წარედგინება ან წარედგინა, ან რომ კანონით განსაზღვრული სხვა ღონისძიებები ტარდება.
გამონაკლისები კანონით არის გათვალისწინებული: აკრძალულ ქმედებად არ მიიჩნევა ინფორმაციის კომპეტენტური ორგანოსთვის კანონმდებლობით დადგენილი წესით წარდგენა და ინფორმაციის გავრცელება ერთი ჯგუფის წევრებს შორის, თუ ჯგუფის დონეზე შესაბამისობის კონტროლის სისტემაა დანერგილი. ამავე მუხლით აკრძალულია იმ თანამშრომლის ვინაობის გამჟღავნება, რომელიც ღონისძიებებს ახორციელებს ან ანგარიშგებას წარადგენს; ანგარიშვალდებული პირი ვალდებულია მისი დაცვა მუქარისგან, დისკრიმინაციული მოპყრობისგან ან სხვა უკანონო ზემოქმედებისგან უზრუნველყოს.
რატომ არის ეს კომპლაიენს-კრიტიკული საკითხი
ჩანაწერების მართვის ხარისხი ზედამხედველობის ორგანოს მიმართ თავდაცვის საშუალებაა: სწორად აწყობილი არქივი საშუალებას გაძლევთ დაუყოვნებლივ უპასუხოთ სამსახურის მოთხოვნას, რომელსაც მისი მიზნებისთვის საჭირო ნებისმიერი ინფორმაცია, მათ შორის კონფიდენციალურიც, ერთიანდება. ანალოგიურად, დოკუმენტირებული ანალიზის შედეგები უჩვეულო გარიგების შესწავლის შესახებ არის ის მტკიცებულება, რომ კომპანიამ გონივრული ზომები მიიღო. ამიტომ ჩანაწერების მართვის სისტემის დიზაინი შესაბამისობის პროგრამის აუცილებელი ნაწილია და არა ტექნიკური დეტალი.
ხშირად დასმული კითხვები
ქვემოთ ვპასუხობთ ჩანაწერების მართვასთან დაკავშირებულ ყველაზე ხშირად დასმულ კითხვებს.
რამდენი ხნით უნდა ინახებოდეს დოკუმენტაცია?
5 წლის განმავლობაში — საქმიანი ურთიერთობის შეწყვეტიდან ან ერთჯერადი გარიგების დადებიდან; გარიგების ინფორმაცია — მომზადებიდან, დადებიდან ან შესრულებიდან; წარდგენილი ანგარიშგება და წერილობითი ოქმები — იმავე ვადით.
შეიძლება თუ არა შენახვის ვადის გაზრდა?
დიახ. სამსახურის ან საზედამხედველო ორგანოს დასაბუთებული მოთხოვნის საფუძველზე ვადა შეიძლება გაიზარდოს არაუმეტეს 5 წლით.
დასაშვებია თუ არა ელექტრონული შენახვა?
დიახ. კანონი პირდაპირ მოითხოვს მონაცემთა აღრიცხვისა და დამუშავების სათანადო ელექტრონული სისტემის შექმნას, რომელიც დაკავშირებული, უჩვეულო და საეჭვო გარიგებების გამოვლენასაც ემსახურება.
შეიძლება თუ არა კლიენტისთვის ანგარიშგების შესახებ ცნობა?
არა. 28-ე მუხლი ამას აკრძალავს; გამონაკლისია მხოლოდ კანონით გათვალისწინებული შემთხვევები, მათ შორის გავრცელება ერთი ჯგუფის წევრებს შორის ჯგუფის დონის სისტემის პირობებში.
ვის შეუძლია არქივიდან ინფორმაციის მოთხოვნა?
სამსახური მოითხოვს მის ფუნქციებზე მორგებულ ინფორმაციას, მათ შორის კონფიდენციალურს; წარდგენის ფორმას სამსახურის უფროსის კანონქვემდებარე აქტი განსაზღვრავს.
როგორ დაგეხმარებით Legal.ge-ზე
Legal.ge-ის იურისტები დაგეხმარებით ჩანაწერების მართვის სისტემის დიზაინში: განვსაზღვრავთ, რა უნდა ამოიწეროს თქვენი კომპანიის არქივმა, როგორ გაწყობთ ხუთწლიანი შენახვისა და დაუყოვნებლივ წარდგენის პროცედურას და როგორ აისახება ეს შიდა ინსტრუქციაში. მიმართეთ კონსულტაციისთვის — სწორად აწყობილი არქივი რეგულატორთან ურთიერთობაში ყველაზე იაფი დაზღვევაა.