ჩანაწერების მართვის ქართული სამართლებრივი საფუძველი
„ჩანაწერების მართვა“ ბიზნეს-ტერმინია, მაგრამ ქართულ სამართალში მისი ყველაზე კონკრეტული და კომპანიებზე პირდაპირ მოქმედი წესი ფულის გათეთრებისა და ტერორიზმის დაფინანსების აღკვეთის შესახებ კანონით არის დადგენილი: ეს კანონი განსაზღვრავს, რა უნდა შეინახოს ანგარიშვალდებულმა პირმა, რომელი ფორმით, რამდენი ხნით და რამდენად დაცულად. ქვემოთ ეს სამი კუთხე — შენახვის ვალდებულება, ფორმა და კონფიდენციალურობა — ცალ-ცალკე არის განხილული.
ჩანაწერების მართვა აქ არჩევნის ან კეთილსინდისიერობის საკითხი არაა: დოკუმენტაციის ხუთწლიანი შენახვა და მისი დაუყოვნებლივ წარდგენის უნარი პირდაპირი სამართლებრივი მოთხოვნაა, რომლის დარღვევაც სანქციებით ერთვის.
რა ინახება და რამდენი ხნით: ხუთწლიანი ვადები
27-ე მუხლის მიხედვით, ანგარიშვალდებული პირი ვალდებულია შეინახოს კანონის მოთხოვნების შესაბამისად მოპოვებული ინფორმაცია და ჩატარებული ანალიზის შედეგები, აგრეთვე კლიენტის ანგარიშთან დაკავშირებული დოკუმენტაცია და საქმიანი კორესპონდენცია — საქმიანი ურთიერთობის შეწყვეტიდან ან ერთჯერადი გარიგების დადებიდან 5 წლის განმავლობაში. ეს ვადა კლიენტთან ურთიერთობის დასრულებიდან იწყება და არა დოკუმენტის შექმნიდან.
იმავე მუხლით, გარიგებასთან დაკავშირებული ინფორმაცია, რომელიც გარიგების შესახებ სრულფასოვანი ინფორმაციის მოძიების საშუალებას იძლევა, ინახება გარიგების მომზადებიდან, დადებიდან ან შესრულებიდან 5 წლის განმავლობაში. გარდა ამისა, სამსახურისთვის წარდგენილი ანგარიშგება და სხვა ინფორმაცია, ისევე როგორც წერილობითი მითითება და წერილობითი ოქმები, ინახება იმავე 5 წლის ვადით. ანუ ერთი და იგივე ხუთწლიანი სტანდარტი ვრცელდება როგორც კლიენტის, ისე საკუთრივ რეგულატორული არქივის დოკუმენტებზე.
ეს ვადა შეიძლება გაიზარდოს სამსახურის ან საზედამხედველო ორგანოს დასაბუთებული მოთხოვნის საფუძველზე, არაუმეტეს 5 წლით. პრაქტიკული დასკვნა ნათელია: ხუთი წელი მინიმუმია და კომპანიის შიდა წესებმა ამ შესაძლებლობათან ანგარიშგება უნდა იცოდეს.
ფორმა და ხარისხი: როგორ უნდა ინახებოდეს ინფორმაცია
კანონი მოთხოვნას არ ამთავრებს ვადით. ინფორმაცია ინახება ისეთი ფორმით, რომ შესაძლებელი იყოს მისი დაუყოვნებლივ მიწოდება კომპეტენტური ორგანოსთვის, ხოლო სისხლისსამართლებრივი დევნისას — აგრეთვე მტკიცებულებად გამოყენება. ეს ნიშნავს, რომ არქივი მოძიებადი და სასამართლოსთვის წარდგენადი უნდა იყოს, და არა უბრალოდ არსებული.
ანგარიშვალდებული პირი ვალდებულია საქმიანობის ხასიათისა და მოცულობის გათვალისწინებით შექმნას მონაცემთა აღრიცხვისა და დამუშავების სათანადო ელექტრონული სისტემა, რომელიც ამ მიზნით ინფორმაციას ინახავს და ემსახურება დაკავშირებული, უჩვეულო და საეჭვო გარიგებების გამოვლენას. წარდგენის ფორმის წესიც ზუსტად განსაზღვრულია: სამსახურისთვის ინფორმაცია წარედგინება ელექტრონულად ან წერილობით, სამსახურის უფროსის კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტით დადგენილი წესით.