ჩანაწერების მართვა (Records Management) არის კომპანიის ინფორმაციული აქტივების — დოკუმენტების, ფაილების, ელექტრონული მონაცემების — სისტემური კონტროლი მათი შექმნიდან განადგურებამდე. საქართველოში კომპანიებს ევალებათ გარკვეული დოკუმენტების (საგადასახადო, კორპორაციული, პერსონალური მონაცემები) შენახვა განსაზღვრული ვადით. ამ ვადების დარღვევა ან დოკუმენტების დაკარგვა იწვევს სერიოზულ სამართლებრივ პრობლემებს აუდიტის, სასამართლო დავის ან საგადასახადო შემოწმების დროს. მეორე მხრივ, პერსონალურ მონაცემთა დაცვის კანონმდებლობა კრძალავს მონაცემების შენახვას იმაზე მეტ ხანს, ვიდრე ეს საჭიროა. ამიტომ, ბიზნესს სჭირდება დაბალანსებული პოლიტიკა: რა შეინახოს, რამდენი ხნით და როდის გაანადგუროს უსაფრთხოდ. ეს სერვისი გეხმარებათ შექმნათ არქივებისა და დოკუმენტბრუნვის მართვის გამართული სისტემა.
რას მოიცავს ეს მომსახურება?
ჩანაწერების მართვის სერვისი მოიცავს:
- დოკუმენტაციის აუდიტი და ინვენტარიზაცია: არსებული ფიზიკური და ელექტრონული არქივების შესწავლა და კატეგორიზაცია.
- შენახვის ვადების განსაზღვრა (Retention Policy): კანონმდებლობაზე დაყრდნობით თითოეული ტიპის დოკუმენტისთვის (ხელშეკრულებები, ინვოისები, HR ბრძანებები) შენახვის სავალდებულო ვადის დადგენა.
- პერსონალურ მონაცემთა დაცვა: GDPR-ისა და ქართული კანონმდებლობის შესაბამისად, მონაცემთა წაშლის/განადგურების პროცედურების გაწერა.
- არქივების ორგანიზება: ფიზიკური არქივის მოწესრიგება „ეროვნული საარქივო ფონდის შესახებ“ კანონის მოთხოვნების შესაბამისად.
- ციფრული არქივირება: დოკუმენტების გაციფრულების (სკანირების) პროცესის სამართლებრივი უზრუნველყოფა, რათა ელექტრონულ ასლებს ჰქონდეს იურიდიული ძალა.
ხშირი სიტუაციები (მაგალითები)
ჩანაწერების მართვა კრიტიკულია შემდეგ შემთხვევებში:
- საგადასახადო შემოწმება: შემოსავლების სამსახური ითხოვს 5 წლის წინანდელ პირველად დოკუმენტებს. თუ ისინი დაკარგულია ან განადგურებული, კომპანიას დაეკისრება ჯარიმა და შესაძლოა გადასახადი დაერიცხოს არაპირდაპირი მეთოდით.
- ყოფილი თანამშრომლის დავა: თანამშრომელი ითხოვს კომპენსაციას ზეგანაკვეთური შრომისთვის 2 წლის წინ. კომპანიამ უნდა წარადგინოს აღრიცხვის ტაბელები.
- მონაცემთა წაშლის მოთხოვნა: მომხმარებელი ითხოვს მისი მონაცემების წაშლას. კომპანიამ უნდა იცოდეს, სად ინახება ეს მონაცემები (სერვერზე, არქივში, მეილზე) რათა სრულად წაშალოს ისინი.
- კომპანიის ლიკვიდაცია: ლიკვიდაციის დროს სავალდებულოა არქივის ჩაბარება სახელმწიფო არქივში ან სპეციალიზებულ საცავში.
საქართველოს კანონმდებლობა
ჩანაწერების მართვას არეგულირებს საქართველოს საგადასახადო კოდექსი (ავალდებულებს დოკუმენტების შენახვას მინიმუმ 3 წლით, ხანდაზმულობის ვადამდე), „ბუღალტრული აღრიცხვის, ანგარიშგებისა და აუდიტის შესახებ“ კანონი (6 წელი) და „ეროვნული საარქივო ფონდისა და ეროვნული არქივის შესახებ“ კანონი. პერსონალური მონაცემების ნაწილში მოქმედებს „პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ“ კანონი, რომელიც აწესებს მონაცემთა შენახვის პრინციპებს. კორპორაციული დოკუმენტები (წესდება, ოქმები) ინახება კომპანიის არსებობის მანძილზე უვადოდ.
პროცესი: როგორ მუშაობს სპეციალისტი?
იურისტი ქმნის „დოკუმენტების ნომენკლატურას“ — სიას, სადაც გაწერილია რა დოკუმენტი რამდენი ხანი უნდა ინახებოდეს. დგება განადგურების აქტები ვადაგასული დოკუმენტებისთვის (მაგ. 10 წლის წინანდელი ზედნადებები). სპეციალისტი ასევე ეხმარება კომპანიას ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის დანერგვაში, რომელიც ავტომატურად დაიცავს შენახვის ვადებს.
რატომ Legal.ge?
ქაოსი დოკუმენტაციაში არის პირდაპირი გზა ჯარიმებისკენ. Legal.ge-ზე წარმოდგენილი არიან სპეციალისტები, რომლებმაც იციან როგორც არქივების მართვის, ისე ციფრული მონაცემთა დაცვის სტანდარტები. ჩვენ დაგეხმარებით, რომ თქვენი არქივი იყოს არა ტვირთი, არამედ მოწესრიგებული აქტივი, რომელიც დაგიცავთ სამართლებრივი დავების დროს.
განახლდა: ...